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請求書のタイムスタンプ画像

 

 

電子帳簿保存法が始まって、PDFの請求書や領収書にタイムスタンプ(電子署名)を入れないといけなくなりました

 

PDFにタイムスタンプを入れるソフトやサービス・アプリなどはたくさんありますが、月額1500~5000円などの設定になっています。

 

青山
小規模な個人事業主フリーランスは1年間でそんなにたくさんの書類をやり取りしません。月額制は厳しいです。

 

色々探して、私が今使っているのは「みんなの電子署名」。無料での電子署名&タイムスタンプ作成に対応しています。

 

先日フリーランスの友人から請求書へのタイムスタンプの付け方について相談されたので、このサービスの使い方などをレクチャーしました。

 

「タイムスタンプ PDF 無料」などで検索しても業者サイトばっかり引っかかって解決に至らなかった人向けに、備忘録としてざっくりとご紹介したいと思います。

 

(今回は登山もコーヒーも関係ない話題です。ご了承ください)

 

電子帳簿保存法についてやっていること

 

 

PDFファイルのデータで請求書や領収書などを保存する場合、国税庁が定めた要件を満たさなければなりません。

 

この要件が、けっこう複雑。「急にこんなんできるかい!」とクレームが殺到したのか、かなり要件が緩くなったりで内容が二転三転しています。

 

青山
正直、結局何をやったらいいのかがよくわかりません。

 

ひとまず私がやっているのは以下の3点です。

 

・領収書や請求書のPDFファイルにタイムスタンプと電子署名情報を登録する

・ファイル名は検索しやすいように年月日・企業名・金額を入れる(例:20220427_山と珈琲社_88000.pdf)

・ファイルは月ごとにフォルダ分けする

 

これだけやっていれば、確定申告のときに税務署から調査が入っても経費として認められると思われます。

 

 

タイムスタンプや電子署名は今からでも間に合うのか? 電子化の有効期間は何日なのか?

 

 

多くの人が心配しているのが「入力期間の制限」ではないでしょうか。

 

基本ルールとしては「国税関係書類の受領から2か月と7営業日以内にタイムスタンプを押す」とされていて、友人からもこんな質問がありました。

 

友人
1月の請求書にタイムスタンプを押していないんですけど…これってもう遅いんでしょうか?

 

心配いりません、大丈夫です。国税庁が救済措置を実施しています。

 

令和5年 12 月 31 日までに⾏う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えありません(事前申請等は不要)。

引用:国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください(令和3年12月改訂)」より

 

令和5年、つまり2023年度分の確定申告まではタイムスタンプや電子署名が不要。2024年度分から本格スタートです。

 

青山
私も最初は「今年から必要だ!やばい!」と思ってあせっていたのですが、このおかげで余裕をもって取り掛かることができました。

 

とはいえ、タイムスタンプ貼り付け作業は再来年にはやらないといけません。

 

急に取り掛かると混乱してスムーズに処理できないので、今のうちから慣らしていくのをおすすめします。

 

 

みんなの電子署名の使い方・やり方

 

引用:みんなの電子署名

 

 

この「みんなの電子署名(→公式サイト)」は、国内最大規模のオンラインソフトウェア流通サイト・Vector(ベクター)が運営しています。

 

何種類ものセキュリティ対策を実施し、データ保存の際も暗号化や複数のデーターセンターへの保存などしっかり対策されていて安心感があります。

 

青山
ベクターは1989年創業の日本の会社。創業者で代表取締役社長の梶並伸博氏は大学卒業後、栃木県庁税務課に勤務されていたそうです。2000年に上場を果たしています。

 

タイムスタンプのやり方①アップロード

 

 

 

さっそくやり方をご紹介します。みんなの電子署名のトップページから会員登録をしたら、ホーム画面の真ん中にある「進捗状況」の「作成中」から新規作成をクリックします。

 

「文書をアップロード」の画面で「参照」をクリックし、タイムスタンプを押したいpdfデータをアップロードします。

 

 

タイムスタンプのやり方②情報入力

 

 

 

情報入力の画面で文書名を記入します。国税庁が指定するファイル名形式(日付_取引先名_金額)で入れておくと後が楽です。

 

青山
ひとまず、ファイル名は「20220427_山と珈琲社_6620」と入力しました。

 

「概要」は何か補足事項があれば入れますが、特に使っていません。保管場所も「トップ」でやっています。(サーバーに残さずすぐに消すのであまり関係ありません)

 

ファイル名を入力したら、画面右下の「次へ」をクリックします。

 

 

タイムスタンプのやり方③ワークフロー設定

 

 

 

「ワークフロー設定」の画面になったら、「社内送信先」の署名設定で自分の名前を選択します。

 

青山
社外送信先は設定なしでやっています。双方で確認が必要な契約書類などはここを使います。

 

右下の「次へ」をクリック。次の「承認・署名開始」画面になったら、設定に問題がないことを確認して右下の「送信する」をクリックします。

 

 

タイムスタンプのやり方④電子署名をする

 

 

設定したメールアドレスにメールが届くので、確認します。

 

送り主は「みんなの電子署名 <notice@vector.co.jp>」で、「【みんなの電子署名】 署名依頼が届いています」という件名でメールが届きます

 

「下記URLで文書をご確認の上、署名の可否をご判断ください」のURLをクリックすると、みんなの電子署名の「文書への署名」画面になります。

 

 

 

 

問題がなければ右下の「署名する」をクリックし、署名確認のポップアップ表示でメールに記載されていた署名用パスワードを入力して「署名する」をクリックします。

 

 

 

 

トップ画面の「進行中」に文書が表示されました。すぐに、設定したメールアドレスにみんなの電子署名 <notice@vector.co.jp>から「【みんなの電子署名】 署名が全て完了しました」という件名のメールが届きます

 

メール内のURLをクリックして署名完了を確認します。

 

 

タイムスタンプのやり方④電子署名済みpdfデータのダウンロードと確認

 

 

 

完了画面になったら、電子署名とタイムスタンプが入ったpdfデータをダウンロードします。

 

青山
文字が小さくてわかりにくいですが、指を指している「↓」マークまたは「↓ダウンロード」をクリックします。

 

ダウンロード先は、国税庁の規定に沿ったフォルダ名(例:「請求書・領収書」フォルダ内「202204」フォルダ)にしておくと後が楽です。

 

タイムスタンプと電子署名が入っているかを確認するため、ダウンロードしたpdfファイルをadobeのpdfファイルビューアーなどで開きます。

 

 

 

 

「署名済みであり、すべての署名が有効です。」と表示されています。「署名パネル」をクリックすると詳しいデータを確認できます。

 

青山
「この署名が適用されてから変更されていません」と表記されています。しっかりタイムスタンプされています。

 

タイムスタンプのやり方⑤pdfデータの消し方・消去方法

 

 

「みんなの電子署名」サーバーにあるpdfデータを消去します。

 

ホーム画面左の「文書」内の「保管庫」をクリックし、消したいPDFデータをクリックします。

 

 

みんなの電子署名でPDFデータを削除する方法

 

 

画面下部にある「(ゴミ箱)削除」をクリックして、削除を実行します。

 

青山
字が小さくてちょっとわかりにくいです。長期保管で料金が発生するので削除を忘れないようご注意ください。

 

みんなの電子署名の費用・料金について

 

引用:みんなの電子署名

 

 

みんなの電子署名は、無料でpdfデータにタイムスタンプ・電子署名を入れることができます

 

ただし、1年以上データをクラウドサーバーに保管したままにすると1文書当たり10円(税込11円/月)の料金が発生します。

 

青山
ものすごく重要な契約文書などは置いていても良いとは思います。

 

まとめ&みんなの電子署名はなぜ無料なのか

 

 

以上の方法で、請求書PDFなどの電子データに無料でタイムスタンプ・電子署名を付けることができます。

 

2023年度分の確定申告まではタイムスタンプや電子署名が無くても大丈夫という件ですが、国税庁としては「困っている人のための救済措置」としています。

 

できるなら今のうちから取り組んでおいた方がいいのではと思います。

 

 

みんなの電子署名が無料なのは怪しいと思っていたけれど理由があった

 

 

タイムスタンプ事業、ほとんどの他社では有料なのに「みんなの電子署名」は無料でサービスを提供しています。

 

青山
普通に考えると怪しいし、何か裏があるのではと勘ぐってしまいます。

 

実印.Netによるベクターへのインタビュー記事でその無料の理由が書かれていました。

 

かかるコストを計算して、十分収益化ができるねという範囲の料金プランにはなっています。(中略)皆様からいただく費用は何かというと、1年以上経過した文書の保管料金になります。(中略)1年以上保管するということは、必要で重要な文書だと思います。そういった部分のお金を頂戴しようという発想なんです。それで試算をしてみると、ある程度大丈夫そうだねとなったので、基本無料で提供しております。

引用:実印.Net「ベクター社にインタビュー【みんなの電子署名】」

 

確かに、重要な契約書についてはクラウドに置いておきたい企業も多いと思います。

 

1文書は1か月で11円なので、1年間の保管で税込み121円。

 

サービス内容的に中規模~大手ならわずかな費用なので、データのサーバー保管を利用する企業は多そうです。

 

青山
追加機能の実装や機能改善なども行う予定だそうです。ユーザーが増えて知名度が上がることを期待したいと思います。

 

■ご紹介したサイト
→【みんなの電子署名

 

 

青山
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